Das Portable Document Format von Adobe hat sich zum Datenübertragungs-Standard entwickelt und kann mit dem jeweils aktuellsten und kostenlos erhältlichen Acrobat-Reader auf Rechnern in fast allen Rechnerwelten sichtbar und auch druckbar gemacht werden, wenn beim Aufzeichnen mit der richtigen Auflösung gearbeitet wurde. Der Acrobat-Distiller und auch immer mehr Text- und Layout-Programme bieten hier verschiedene Möglichkeiten zur Konvertierung an, zum Beispiel die Buttons Monitor oder Druckvorstufe.
Um aber die auch dann noch komplexen Einstellmöglichkeiten richtig zu wählen, sollte man sich vor den ersten Versuchen mit Fachleuten unterhalten. Wenn es dann geklappt hat und eine kurze Überprüfung keine Fehler ergeben hat, steht einer Übertragung in die Druckerei oder ins Internet nichts mehr im Wege.
PDF-Daten sind für die Verwendung an verschiedenen Orten deshalb so vorteilhaft, weil Unterschiede zwischen den Betriebssystemen wegfallen, keine Schriften fehlen und auch das Druckbild auf allen Rechnern identisch ist. In der Regel benötigen Sie dann keinen Korrekturabzug mehr und erteilen schon mit der Übersendung, möglichst zusammen mit einem Ausdruck, Ihre Druckfreigabe. Ein weiterer Vorteil ist die, verglichen mit anderen Datenformaten, geringe Dateigröße.